2.3招標采購項目計劃與控制

    2.3.1招標采購項目計劃的編制——掌握

    招標采購首要的管理工作是進行采購項目管理方案的制訂，通過制定詳細的招標采購計劃，為招標采購工作的實施奠定基礎。

    （1）招標采購項目背景描述P46

    項目背景是任何項目管理者必須首先弄清楚的一個關鍵問題，主要是說明項目是如何提出來的，以及項目所處的環(huán)境等。要做好采購項目的招標工作，首先要對項目背景作出正確描述。

    1）項目背景主要包括以下幾個方面的內容：

    ①采購項目概況及主要問題與建議。

    ②項目具體特征。如建設項目包括建設規(guī)模、結構類型、類別等。

    ③項目的利益相關者分析。對于代理招標采購項目而言，所采購的項目多數是大型的工程、貨物或服務，需要許多方面的個人或組織的積極參與，涉及多方面的利益，由于各方關系較為復雜，有必要對項目的利益相關者進行深入的分析。

    ④市場范圍。

    2）制定采購工作協(xié)調管理規(guī)劃。

    ①范圍說明。包括項目的描述、需要采購的產品類別、項目相關信息。

    ②采購活動所需的資源。應認真分析信息、人力、技術資料等方面的占有情況，確定哪些資源需要采購。

    ③市場狀況。采購計劃必須考慮市場供應情況及采購的條件。

    ④制約條件和基本假設。由于項目采購存在著諸多變化不定的環(huán)境因素織在實施采購過程中，面對變化不定的社會經濟環(huán)境所作出的一些合理推斷，就是基本假設。制約條件和基本假設的存在限制了項目組織的選擇范圍。

    （2）招標采購的組織方式與團隊組建P46

    1）招標采購的組織方式。接受招標采購任務或接受代理招標委托后應根據企業(yè)及項目特點，選擇恰當的組織方式，建立招標組織機構，如圖2—3所示為xx咨詢公司采取矩陣式組織方式，對xx工程建設項目進行招標管理。

    2）組建招標采購團隊。招標采購團隊是為了成功完成采購任務而組建的機構。招標采購團隊具有如下的特征：

    ①共同明確的采購目標。共同的目標是招標采購團隊存在的基礎，清晰明確的采購目標是有效開展工作的保障。

    ②招標采購團隊是由不同部門、不同專業(yè)的員工組成。

    ③角色適當分工。招標采購團隊的成員必須有清晰的角色定位和分工。團隊成員應清楚地了解自己的定位與責任。

    ④信息溝通順暢。招標采購團隊成員應針對出現的問題及時交流。

    ⑤團隊成員能力互補。招標采購團隊成員總體專業(yè)知識和技能全面，規(guī)模適中，素質與技能互補性強。圖2-3 xx項目招標組織機構圖P47

    3）招標采購項目經理的責任和權力。應授予項目經理以下基本權限：

    ①項目團隊的組建權。項目團隊的組建權包括兩個方面：一是項目經理班子或管理班子的組建權，二是項目團隊隊員的選拔權。

    ②財務決策權。擁有財權并使其個人的得失和項目的盈虧聯系在一起的人，能夠較周全、負責地顧及自己的行為后果，因此，項目經理必須擁有與項目經理負責制相符合的財務決策權，否則項目就難以順利展開。一般來講，這一權力包括分配權和費用控制權。

    ③項目實施控制權。包括在招標采購各階段中向團隊成員下達指令的權利，審核各類文件并予以批準的權利。

    （3）編制采購計劃應考慮的問題P47

    一般來說，制定采購計劃至少需要考慮以下六個方面的問題：

    1）采購的工程、貨物或服務的數量、技術規(guī)格、參數和要求；

    2）所采購的工程、貨物或服務在整個項目實施過程中的哪一階段投入使用；

    3）每一項采購彼此間的聯系；

    4）全部采購如何分別捆包，每個捆包應包括哪些類目；

    5）每個捆包從開始采購到到貨需要多少時間，從而制定出每個捆包采購過程階段時間表，并根據每個捆包采購時間表制定出項目全部采購的時間表；

    6）對整個采購工作協(xié)調管理。